Expensify vs Brex : Quelle solution de gestion des dépenses correspond à vos besoins ?

Lors de la gestion des dépenses professionnelles, des données de dépenses éparpillées et désorganisées peuvent rapidement devenir un obstacle majeur à l'efficacité et à la clarté financière. Heureusement, il existe plusieurs solutions robustes de gestion des dépenses qui aident à rationaliser les processus, centraliser les données et améliorer la supervision financière globale. Parmi celles-ci, Expensify et Brex sont deux des plateformes les plus en vue.

Mais avec tant d'options sur le marché, comment déterminer laquelle est la meilleure pour votre entreprise ? Notre comparaison complète de Expensify et Brex est là pour vous guider. Nous examinons leurs principales caractéristiques, différences et offres uniques pour vous aider à décider quelle plateforme correspond le mieux aux besoins de votre organisation.

Expensify et Brex sont deux solutions leaders dans financial management software, chacune offrant des avantages distincts conçus pour répondre à différentes exigences commerciales.

Expensify est très apprécié pour ses fonctionnalités robustes de reporting des dépenses, facilitant aux utilisateurs le suivi des reçus, l'automatisation des workflows d'approbation des dépenses et l'intégration avec les logiciels de comptabilité. Il est particulièrement adapté aux entreprises qui ont besoin d'un outil complet pour gérer et rationaliser les dépenses des employés. D'un autre côté, Brex est plus qu'un simple outil de gestion des dépenses—c'est une carte d'entreprise et une plateforme de gestion des dépenses. Brex combine un suivi des dépenses puissant avec l'émission de cartes d'entreprise, offrant des limites de dépenses dynamiques, une visibilité en temps réel sur les dépenses et un contrôle amélioré sur les dépenses de l'entreprise.

Maintenant, plongeons dans la comparaison Expensify vs. Brex pour vous aider à prendre une décision éclairée sur la plateforme de gestion des dépenses qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise.

Expensify et Brex sont tous deux des outils puissants pour gérer les dépenses professionnelles, mais plusieurs différences clés entre eux peuvent vous aider à déterminer lequel est le mieux adapté à votre organisation. L'une des distinctions les plus significatives est leur approche en matière de tarification et de fonctionnalités.

Expensify fonctionne sur un modèle de tarification par utilisateur, où les entreprises paient des frais pour chaque utilisateur actif qui soumet des dépenses. Ce modèle peut être rentable pour les entreprises ayant un nombre réduit d'utilisateurs qui ont besoin d'accéder à des fonctionnalités avancées de gestion des dépenses. Expensify est particulièrement efficace pour automatiser le processus de reporting des dépenses, y compris le scan des reçus, le suivi des kilomètres et l'intégration avec divers logiciels de comptabilité. Il est conçu pour rationaliser le processus de soumission, d'approbation et de remboursement des dépenses, ce qui en fait un choix solide pour les entreprises axées sur une gestion détaillée des dépenses.

Brex, en revanche, propose une solution plus intégrée en combinant des cartes d'entreprise avec un logiciel de gestion des dépenses. Brex ne facture pas par utilisateur ; au lieu de cela, son coût principal provient de l'utilisation de ses cartes d'entreprise. Brex est une excellente option pour les startups et les grandes entreprises qui ont besoin d'une solution de gestion des dépenses évolutive avec des contrôles intégrés et une visibilité en temps réel sur les dépenses. Avec Brex, les entreprises peuvent émettre des cartes avec des limites de dépenses dynamiques, automatiser la catégorisation des dépenses et suivre les dépenses à travers différents départements ou projets sans avoir besoin d'un outil de gestion des dépenses séparé.

Une autre différence clé réside dans leur public cible et leurs fonctionnalités. Expensify est idéal pour les entreprises qui ont besoin d'une solution de reporting des dépenses autonome avec des fonctionnalités d'automatisation avancées. Brex, cependant, est orienté vers les organisations cherchant un outil financier plus holistique qui inclut non seulement le suivi des dépenses, mais aussi le crédit d'entreprise, la gestion de trésorerie et des récompenses adaptées aux dépenses professionnelles.

• Reporting des dépenses automatisé: Expensify offre des fonctionnalités d'automatisation robustes, y compris la numérisation des reçus via OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et la catégorisation automatique des dépenses, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie manuelle.
• Intégration transparente: Expensify s'intègre à une large gamme de logiciels de comptabilité (comme QuickBooks, Xero et NetSuite) et d'autres outils commerciaux, facilitant la synchronisation des données de dépenses entre les plateformes.
• Interface conviviale: La plateforme est conçue avec une interface intuitive, facilitant la soumission et la gestion des dépenses pour les utilisateurs, même pour ceux ayant des compétences techniques limitées.
• Compatibilité mondiale: Expensify prend en charge plusieurs devises et langues, ce qui le rend adapté aux entreprises internationales et aux employés qui voyagent fréquemment à l'étranger.
• Application mobile: L'application mobile Expensify est très fonctionnelle, permettant aux utilisateurs de suivre les dépenses, de télécharger des reçus et de soumettre des rapports en déplacement, ce qui est particulièrement utile pour les employés travaillant à distance ou en voyage.

• Coût pour les grandes équipes : Le modèle de tarification par utilisateur d'Expensify peut devenir coûteux pour les grandes équipes, surtout si tous les employés ont besoin d'accéder à l'ensemble des fonctionnalités.
• Plan gratuit limité : Le plan gratuit n'offre que des fonctionnalités de base et est limité en fonctionnalités, ce qui peut ne pas être suffisant pour les entreprises ayant des besoins de gestion des dépenses plus complexes.
• Courbe d'apprentissage pour les fonctionnalités avancées : Bien que les fonctionnalités de base soient faciles à utiliser, certaines des fonctionnalités plus avancées, telles que la configuration des flux de travail d'approbation et les intégrations personnalisées, peuvent avoir une courbe d'apprentissage plus raide.
• Problèmes de synchronisation occasionnels : Certains utilisateurs ont signalé des problèmes occasionnels de synchronisation des données entre Expensify et d'autres logiciels de comptabilité, ce qui peut entraîner des écarts dans les rapports financiers.
• Limitations du support : Les options de support client sont quelque peu limitées, en particulier pour les utilisateurs des plans de niveau inférieur. Les temps de réponse peuvent être lents, ce qui peut être frustrant pour les entreprises qui ont besoin d'une assistance immédiate.

• Carte d'entreprise intégrée et gestion des dépenses: Brex combine une carte d'entreprise avec un logiciel de gestion des dépenses, offrant une solution tout-en-un transparente qui simplifie le suivi et la gestion des dépenses professionnelles.
• Aucune garantie personnelle requise: Contrairement aux cartes d'entreprise traditionnelles, Brex ne nécessite pas de garantie personnelle, ce qui réduit le risque financier pour les propriétaires d'entreprise.
• Visibilité des dépenses en temps réel: Brex offre une visibilité en temps réel sur les dépenses, permettant aux entreprises de surveiller et de contrôler les dépenses au fur et à mesure qu'elles se produisent, ce qui aide à la gestion de la trésorerie et à la budgétisation.
• Programme de récompenses adapté aux entreprises: Brex propose un programme de récompenses robuste avec des points pouvant être échangés contre des voyages, du cashback et d'autres avantages. Les récompenses sont spécifiquement adaptées aux dépenses professionnelles courantes, telles que les abonnements logiciels et la publicité.
• Limites de dépenses dynamiques: Brex fournit des limites de dépenses dynamiques basées sur le solde de trésorerie de l'entreprise et les modèles de dépenses, permettant aux entreprises d'augmenter leur pouvoir de dépense à mesure qu'elles se développent.

• Limité aux entreprises basées aux États-Unis: Brex est principalement disponible pour les entreprises basées aux États-Unis, ce qui limite son applicabilité pour les entreprises internationales ou celles ayant des opérations mondiales.
• Exigences d'éligibilité: Brex a des exigences d'éligibilité strictes, se concentrant souvent sur les startups ayant un soutien en capital-risque significatif ou des flux de revenus établis, ce qui le rend moins accessible aux petites entreprises ou à celles en phase de démarrage.
• Pas d'intégration avec les comptes bancaires traditionnels: Brex fonctionne indépendamment des comptes bancaires traditionnels, ce qui peut être un inconvénient pour les entreprises qui préfèrent gérer toutes leurs finances via une seule relation bancaire.
• Frais plus élevés pour les transactions internationales: Bien que Brex offre des frais de transaction domestiques compétitifs, ses frais pour les transactions internationales peuvent être plus élevés par rapport aux cartes d'entreprise traditionnelles, ce qui pourrait être un inconvénient pour les entreprises ayant des dépenses importantes à l'étranger.
• Structure de récompenses complexe: Bien que le programme de récompenses soit bénéfique, la structure peut être complexe à naviguer, avec différents taux de gain pour différentes catégories et niveaux de dépenses, ce qui peut nécessiter un effort supplémentaire pour maximiser les avantages.

Expensify et Brex répondent à différents aspects de la gestion des dépenses, les rendant adaptés à des besoins commerciaux distincts. Expensify excelle dans l'automatisation des rapports de dépenses, offrant des fonctionnalités robustes pour le suivi, la catégorisation et l'approbation des dépenses, ce qui en fait un choix idéal pour les entreprises axées sur une gestion détaillée des dépenses. 

Brex, cependant, fournit une solution plus intégrée en combinant une carte d'entreprise avec une gestion des dépenses en temps réel et un contrôle des dépenses. Les limites de dépenses dynamiques de Brex et son programme de récompenses sur mesure en font un choix solide pour les entreprises recherchant un outil financier tout-en-un, en particulier les startups et les entreprises en croissance cherchant une gestion des dépenses sans faille et une évolutivité.

Que Expensify soit meilleur que Brex dépend de vos besoins commerciaux spécifiques. Expensify est idéal si votre objectif est de fournir des rapports de dépenses détaillés et automatisés, offrant des outils puissants pour simplifier et rationaliser le processus de gestion des dépenses. Il est particulièrement efficace pour les entreprises qui ont besoin de suivi complet, de catégorisation et de flux de travail de remboursement. 

D'un autre côté, Brex est mieux adapté aux entreprises qui nécessitent une solution financière plus intégrée, combinant des services de carte d'entreprise avec une gestion avancée des dépenses et un contrôle financier en temps réel. Pour les startups et les entreprises en croissance à la recherche de scalabilité et de capacités de dépenses dynamiques, Brex peut offrir plus de valeur.

Expensify est particulièrement utilisé pour automatiser et rationaliser le processus de gestion des dépenses. Il excelle dans la simplification des rapports de dépenses, de la numérisation des reçus et la catégorisation aux flux de travail d'approbation et de remboursement. 

Les entreprises qui ont besoin de gérer efficacement les dépenses des employés trouveront Expensify particulièrement utile, car il s'intègre parfaitement aux logiciels de comptabilité, prend en charge plusieurs devises et fournit des outils pour suivre les dépenses en temps réel. Son application mobile permet une soumission facile des dépenses en déplacement, ce qui le rend idéal pour les entreprises avec des employés à distance ou des voyageurs fréquents qui doivent gérer rapidement et précisément leurs dépenses.

Expensify et Brex servent des objectifs différents, donc Expensify ne peut pas complètement remplacer Brex. Expensify est un outil spécialisé axé sur l'automatisation et la gestion des rapports de dépenses, ce qui le rend idéal pour suivre et rembourser les dépenses des employés. Brex, en revanche, est une plateforme de carte d'entreprise et de gestion des dépenses qui fournit un contrôle des dépenses en temps réel, des limites de crédit dynamiques et des outils financiers adaptés aux entreprises. 

Bien qu'Expensify excelle dans la gestion des dépenses, il n'offre pas les services financiers intégrés, tels que le crédit d'entreprise et la gestion de trésorerie, que Brex fournit. Par conséquent, les entreprises à la recherche d'une solution financière complète peuvent avoir besoin des deux outils.

Que Expensify soit moins cher que Brex dépend des besoins spécifiques et de l'utilisation de votre entreprise. Le modèle de tarification par utilisateur d’Expensify peut être rentable pour les petites équipes axées sur des rapports de dépenses détaillés. 

En revanche, Brex offre ses services principalement par l'utilisation de ses cartes d'entreprise, mais les coûts peuvent s'accumuler par le biais des frais d'utilisation des cartes, en particulier pour les transactions internationales. Pour les entreprises ayant des besoins minimes en cartes d'entreprise, Expensify pourrait être plus abordable. Cependant, pour ceux qui recherchent une solution intégrée avec des cartes d'entreprise et une gestion des dépenses combinées, Brex pourrait offrir un meilleur rapport qualité-prix malgré des coûts globaux potentiellement plus élevés.

Expensify est un outil puissant pour la gestion des dépenses, mais il est important de considérer s'il pourrait y avoir de meilleurs logiciels pour vos besoins spécifiques de suivi des dépenses.

Quelques alternatives à Expensify dans le domaine de la gestion des dépenses incluent Brex, Concur, Zoho Expense, et Every.

Le choix du logiciel de gestion des dépenses dépend des exigences uniques de votre organisation, de l'échelle de vos opérations et des préférences de votre équipe. Bien qu'Expensify excelle dans l'automatisation des rapports de dépenses et l'intégration avec les logiciels de comptabilité, d'autres outils peuvent offrir une gestion financière plus complète, des fonctionnalités de carte d'entreprise améliorées ou des solutions plus adaptées à des secteurs spécifiques.

Brex et Expensify répondent à des besoins de gestion financière différents, les rendant adaptés à des objectifs commerciaux variés. Brex est une plateforme financière complète qui intègre des cartes d'entreprise, la gestion des dépenses et la gestion de trésorerie en un seul système, idéal pour les startups et les entreprises en croissance cherchant une solution rationalisée et tout-en-un. 

Expensify, cependant, se spécialise dans le reporting des dépenses, offrant des outils robustes pour suivre, catégoriser et rembourser les dépenses des employés. Alors que Brex fournit des services financiers plus larges, Expensify se concentre sur l'automatisation et la simplification du processus de gestion des dépenses.

Que Brex soit meilleur qu'Expensify dépend des besoins de votre entreprise. Brex brille en tant que plateforme financière complète, offrant plus que la simple gestion des dépenses en intégrant des cartes d'entreprise, la gestion de trésorerie et des contrôles de dépenses dynamiques. Cela le rend particulièrement avantageux pour les startups et les entreprises en forte croissance qui ont besoin d'une solution évolutive tout-en-un pour gérer leurs finances efficacement. 

D'un autre côté, si votre entreprise a principalement besoin d'un outil axé sur le suivi détaillé des dépenses et la création de rapports, Expensify pourrait être le meilleur choix.

Brex est particulièrement utilisé pour gérer les dépenses d'entreprise et rationaliser les opérations financières des entreprises, en particulier des startups et des entreprises en croissance. Il combine des cartes d'entreprise avec la gestion des dépenses, offrant une visibilité et un contrôle en temps réel sur les dépenses de l'entreprise. Brex est idéal pour les entreprises qui ont besoin de limites de dépenses dynamiques, de catégorisation automatisée des dépenses et d'intégration transparente avec des logiciels de comptabilité. 

De plus, il fournit des récompenses adaptées aux dépenses professionnelles, telles que la publicité et les abonnements logiciels. Brex propose également des services de gestion de trésorerie, ce qui en fait un outil financier complet pour les entreprises cherchant à gérer à la fois leurs dépenses d'entreprise et leurs opérations financières sur une plateforme intégrée.

Brex et Expensify servent des objectifs différents, donc Brex ne peut pas complètement remplacer Expensify. Brex est une plateforme financière complète qui combine des cartes d'entreprise avec une gestion des dépenses en temps réel et des services financiers, ce qui la rend idéale pour contrôler et surveiller les dépenses de l'entreprise. 

Cependant, Expensify se spécialise dans le reporting détaillé des dépenses, le suivi des reçus et les flux de travail de remboursement, offrant des outils robustes pour gérer les dépenses des employés. Bien que Brex fournisse une gestion des dépenses intégrée, elle manque de la concentration approfondie sur l'automatisation des rapports de dépenses que propose Expensify. Par conséquent, les entreprises qui nécessitent un reporting détaillé des dépenses en plus de la gestion des cartes d'entreprise peuvent constater que l'utilisation conjointe des deux outils est plus efficace.

Que Brex soit moins cher qu'Expensify dépend des besoins spécifiques de votre entreprise et des schémas d'utilisation.La structure tarifaire de Brex facture par utilisateur et génère également des revenus grâce à l'utilisation de ses cartes d'entreprise, ce qui peut être potentiellement plus rentable pour les entreprises qui ont besoin d'outils financiers intégrés sans frais directs par utilisateur. 

Expensify, en revanche, facture sur une base par utilisateur, ce qui pourrait être plus abordable pour les petites équipes axées sur le reporting des dépenses. Cependant, si votre entreprise utilise fréquemment des cartes d'entreprise et bénéficie des services financiers de Brex, Brex pourrait offrir une meilleure valeur globale malgré ses coûts potentiellement plus élevés liés aux frais de carte.

Brex est une plateforme financière complète, mais il est important de considérer s'il pourrait y avoir une option plus adaptée à vos besoins spécifiques en matière d'entreprise.

Certaines alternatives notables à Brex dans le domaine de la gestion financière et des cartes d'entreprise incluent Ramp, Mercury, Spendesk, et QuickBooks.

Le choix du logiciel financier dépend des exigences uniques de votre organisation, des habitudes de dépenses et des objectifs de gestion financière. Bien que Brex offre une solution robuste et intégrée combinant cartes d'entreprise avec gestion des dépenses et récompenses, d'autres outils pourraient offrir des fonctionnalités plus adaptées, telles que des options de crédit plus flexibles, des frais moins élevés ou des contrôles de dépenses spécialisés.

Bien que les deux outils offrent des fonctionnalités de reporting étendues, Brex se distingue particulièrement par ses rapports financiers complets, en faisant un outil puissant pour les entreprises cherchant à gérer efficacement les budgets, les plans de recrutement et les modèles financiers. Brex permet aux utilisateurs d'effectuer une planification financière détaillée en fournissant des données précises, en comparant différents scénarios et en suivant les principaux KPI financiers à travers des tableaux de bord interactifs et conviviaux. Par exemple, une entreprise peut utiliser Brex pour créer un modèle financier qui s'ajuste en fonction de diverses stratégies de recrutement, offrant une vue claire des implications de flux de trésorerie futurs. 

D'autre part, Expensify, tout en offrant des capacités de reporting robustes, se concentre principalement sur la génération et la catégorisation des rapports de dépenses. Il excelle dans le suivi détaillé des dépenses et les flux de travail de remboursement, mais manque des outils de planification financière plus larges que Brex fournit. Par conséquent, pour les entreprises ayant besoin d'analyses financières approfondies et de planification de scénarios, Brex offre une solution plus complète.

Brex offre une sécurité des données exceptionnelle, soutenue par sa certification SOC 2, sa conformité PCI DSS et la mise en œuvre de l'authentification multi-facteurs (MFA). Ces mesures garantissent que toutes vos données financières sont traitées avec les plus hauts niveaux de confidentialité et de sécurité. Par exemple, la certification SOC 2 confirme que Brex suit des normes rigoureuses pour la protection des données, tandis que la conformité PCI DSS garantit que vos informations de paiement sont traitées et stockées en toute sécurité. De plus, la MFA ajoute une couche de protection supplémentaire en exigeant que les utilisateurs vérifient leur identité à travers plusieurs étapes. 

Bien qu'Expensify mette également l'accent sur la gestion sécurisée des données et le cryptage, elle ne met pas en avant des certifications de sécurité similaires ni l'utilisation de l'authentification multi-facteurs, ce qui fait de Brex un choix plus robuste pour les entreprises ayant des exigences strictes en matière de sécurité des données.

En ce qui concerne l'ergonomie, à la fois Expensify et Brex offrent des interfaces intuitives conçues pour répondre aux besoins de leurs utilisateurs. Expensify est particulièrement facile à utiliser, avec des fonctionnalités telles que la numérisation automatique des reçus, la soumission simple de rapports de dépenses, et un tableau de bord facile à naviguer qui simplifie le processus pour les employés et les administrateurs. Par exemple, les utilisateurs peuvent rapidement télécharger des reçus via l'application mobile, et le logiciel catégorise automatiquement les dépenses, réduisant ainsi l'effort manuel. 

Brex, bien qu'également convivial, se concentre davantage sur la gestion des cartes d'entreprise et les contrôles financiers, ce qui peut être légèrement plus complexe pour les utilisateurs recherchant principalement un suivi des dépenses simple. Par conséquent, Expensify a un léger avantage en termes de facilité d'utilisation, en particulier pour les entreprises cherchant une expérience de reporting des dépenses rationalisée.

Dans la discussion sur les intégrations, à la fois Expensify et Brex offrent un large éventail de possibilités conçues pour rationaliser les processus financiers et opérationnels. Expensify s'intègre parfaitement avec des logiciels de comptabilité comme QuickBooks, Xero, et NetSuite, facilitant ainsi la synchronisation des données de dépenses et l'automatisation des tâches de comptabilité. 

Cependant, Brex prend l'avantage avec son écosystème d'intégrations plus large. Au-delà des plateformes de comptabilité, Brex se connecte à un large éventail d'outils financiers, y compris des systèmes de paie, des logiciels ERP, et des plateformes d'analytique financière. Par exemple, Brex s'intègre avec Gusto pour la gestion de la paie et avec Carta pour la gestion des actions. Ce vaste réseau d'intégrations permet à Brex de fournir une solution plus complète, en faisant le meilleur choix pour les entreprises à la recherche d'une plateforme de gestion financière tout-en-un.

Expensify permet non seulement l'intégration des cartes de crédit, mais excelle également dans le suivi des dépenses en temps réel, ce qui en fait un outil exceptionnel pour la gestion des dépenses d'entreprise. Chaque transaction effectuée sur une carte de crédit liée est importée automatiquement, catégorisée et ajoutée à un rapport de dépenses, éliminant ainsi le besoin d'une saisie manuelle des données. Par exemple, l'achat d'un employé lors d'un déjeuner d'affaires peut apparaître instantanément dans Expensify, avec des détails catégorisés, prêt à être approuvé. 

D'autre part, Brex propose des options d'utilisation du crédit robustes mais se concentre davantage sur la gestion des abonnements et l'optimisation des dépenses. Bien que Brex offre des informations précieuses sur les tendances globales des dépenses, il manque le suivi des dépenses en temps réel qu'Expensify fournit, faisant d'Expensify le choix supérieur pour les entreprises cherchant une visibilité immédiate sur leurs dépenses.

La fonctionnalité de numérisation de reçus d'Expensify se distingue par sa technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) avancée, qui extrait les détails des transactions à partir des reçus en quelques secondes, rationalisant ainsi considérablement le processus de déclaration des dépenses. Par exemple, après un déjeuner d'affaires, vous pouvez simplement prendre une photo du reçu en utilisant l'application Expensify, et elle catégorisera automatiquement la dépense, l'ajoutera au bon rapport de dépenses et même la fera correspondre à la transaction de carte de crédit correspondante. Cela élimine le besoin d'une saisie manuelle chronophage. 

Alors que Brex propose une plateforme financière complète qui centralise divers services financiers, elle ne fournit pas la même commodité et efficacité que la numérisation de reçus basée sur l'OCR dans laquelle Expensify excelle, faisant d'Expensify le choix supérieur pour les entreprises qui gèrent fréquemment des déclarations de dépenses et ont besoin d'un traitement rapide et précis des reçus.

Expensify et Brex répondent efficacement aux besoins des voyageurs d'affaires internationaux, ce qui en fait des outils précieux pour les entreprises ayant des opérations mondiales. Expensify offre une expérience fluide en convertissant automatiquement les transactions étrangères dans votre devise locale, garantissant que les rapports de dépenses sont précis et faciles à gérer à travers différentes régions. Par exemple, si vous effectuez un achat en euros lors de vos voyages en Europe, Expensify le convertira automatiquement en dollars ou dans votre devise préférée, reflétant le montant correct dans vos rapports. 

Brex, bien qu'il ne mette pas explicitement en avant la conversion de devises, soutient les besoins commerciaux mondiaux grâce à ses options de financement flexibles et à son programme de récompenses, qui bénéficie à diverses catégories telles que les logiciels, les voyages et la publicité. Cette flexibilité permet aux entreprises de tirer parti des services financiers de Brex sur différents marchés. Par conséquent, en ce qui concerne le traitement des transactions internationales, les deux outils offrent un soutien solide, les plaçant sur un pied d'égalité en termes de gestion des devises et d'utilisabilité mondiale.