Expensify vs Brex: ¿Cuál solución de gestión de gastos se adapta a tus necesidades?

Al gestionar los gastos empresariales, los datos de gasto dispersos y desorganizados pueden convertirse rápidamente en un obstáculo importante para la eficiencia y la claridad financiera. Afortunadamente, hay varias soluciones robustas de gestión de gastos disponibles que ayudan a optimizar procesos, centralizar datos y mejorar la supervisión financiera general. Entre estas, Expensify y Brex son dos de las plataformas más destacadas.

Pero con tantas opciones en el mercado, ¿cómo determinas cuál es la mejor para tu negocio? Nuestra comparación exhaustiva de Expensify y Brex está aquí para guiarte. Profundizamos en sus características clave, diferencias y ofertas únicas para ayudarte a decidir qué plataforma se alinea más estrechamente con las necesidades de tu organización.

Expensify y Brex son dos soluciones líderes en software de gestión financiera, cada una ofreciendo ventajas distintas diseñadas para satisfacer diferentes requisitos empresariales.

Expensify es muy valorada por sus robustas características de informes de gastos, lo que facilita a los usuarios el seguimiento de recibos, la automatización de flujos de trabajo de aprobación de gastos y la integración con software de contabilidad. Es particularmente adecuada para empresas que necesitan una herramienta integral para gestionar y agilizar los gastos de los empleados. Por otro lado, Brex es más que solo una herramienta de gestión de gastos: es una tarjeta corporativa y una plataforma de gestión de gastos. Brex combina un potente seguimiento de gastos con la emisión de tarjetas corporativas, ofreciendo límites de gasto dinámicos, visibilidad en tiempo real del gasto y un control mejorado sobre los gastos de la empresa.

Ahora, profundicemos en la comparación de Expensify vs. Brex para ayudarte a tomar una decisión informada sobre qué plataforma de gestión de gastos es la mejor opción para las necesidades de tu negocio.

Tanto Expensify como Brex son herramientas poderosas para gestionar los gastos empresariales, pero varias diferencias clave entre ellas pueden ayudarte a determinar cuál es la más adecuada para tu organización. Una de las distinciones más significativas es su enfoque hacia la fijación de precios y la funcionalidad.

Expensify opera con un modelo de precios por usuario, donde las empresas pagan una tarifa por cada usuario activo que presenta gastos. Este modelo puede ser rentable para empresas con un número menor de usuarios que necesitan acceso a funciones avanzadas de gestión de gastos. Expensify es particularmente fuerte en la automatización del proceso de informes de gastos, incluyendo escaneo de recibos, seguimiento de millas e integración con varios software de contabilidad. Está diseñado para agilizar el proceso de presentar, aprobar y reembolsar gastos, lo que lo convierte en una opción sólida para empresas enfocadas en una gestión detallada de gastos.

Brex, en contraste, ofrece una solución más integrada al combinar tarjetas corporativas con software de gestión de gastos. Brex no cobra por usuario; en cambio, su costo principal proviene del uso de sus tarjetas corporativas. Brex es una excelente opción para startups y empresas más grandes que necesitan una solución escalable de gestión de gastos con controles integrados y visibilidad en tiempo real de los gastos. Con Brex, las empresas pueden emitir tarjetas con límites de gasto dinámicos, automatizar la categorización de gastos y rastrear el gasto a través de varios departamentos o proyectos sin necesidad de una herramienta de gestión de gastos separada.

Otra diferencia clave radica en su público objetivo y características. Expensify es ideal para empresas que necesitan una solución de informes de gastos independiente con características avanzadas de automatización. Brex, sin embargo, está orientado hacia organizaciones que buscan una herramienta financiera más holística que incluya no solo el seguimiento de gastos, sino también crédito corporativo, gestión de efectivo y recompensas adaptadas al gasto empresarial.

• Informes de gastos automatizados: Expensify ofrece robustas características de automatización, incluyendo escaneo de recibos a través de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y auto-categorización de gastos, lo que ahorra tiempo y reduce errores en la entrada manual.
• Integración sin fisuras: Expensify se integra con una amplia gama de software contable (como QuickBooks, Xero y NetSuite) y otras herramientas empresariales, facilitando la sincronización de datos de gastos entre plataformas.
• Interfaz amigable para el usuario: La plataforma está diseñada con una interfaz intuitiva, lo que facilita a los usuarios enviar y gestionar gastos, incluso para aquellos con experiencia técnica limitada.
• Compatibilidad global: Expensify admite múltiples monedas e idiomas, lo que la hace adecuada para empresas internacionales y empleados que viajan con frecuencia al extranjero.
• Aplicación móvil: La aplicación móvil de Expensify es altamente funcional, permitiendo a los usuarios rastrear gastos, cargar recibos y enviar informes sobre la marcha, lo cual es particularmente útil para empleados remotos o que viajan.

• Costo para equipos más grandes: El modelo de precios por usuario de Expensify puede volverse costoso para equipos más grandes, especialmente si todos los empleados necesitan acceso a la suite completa de funciones.
• Plan gratuito limitado: El plan gratuito ofrece solo funcionalidad básica y está limitado en características, lo que puede no ser suficiente para empresas con necesidades de gestión de gastos más complejas.
• Curva de aprendizaje para funciones avanzadas: Si bien las funciones básicas son fáciles de usar, algunas de las funcionalidades más avanzadas, como la configuración de flujos de trabajo de aprobación e integraciones personalizadas, pueden tener una curva de aprendizaje más pronunciada.
• Problemas ocasionales de sincronización: Algunos usuarios han reportado problemas ocasionales con la sincronización de datos entre Expensify y otros software de contabilidad, lo que puede llevar a discrepancias en los informes financieros.
• Limitaciones de soporte: Las opciones de soporte al cliente son algo limitadas, especialmente para los usuarios de los planes de nivel inferior. Los tiempos de respuesta pueden ser lentos, lo que puede ser frustrante para las empresas que necesitan asistencia inmediata.

• Tarjeta corporativa integrada y gestión de gastos: Brex combina una tarjeta corporativa con software de gestión de gastos, proporcionando una solución todo en uno que simplifica el seguimiento y la gestión de los gastos empresariales.
• No se requiere garantía personal: A diferencia de las tarjetas corporativas tradicionales, Brex no requiere una garantía personal, lo que reduce el riesgo financiero para los propietarios de negocios.
• Visibilidad de gastos en tiempo real: Brex ofrece visibilidad en tiempo real sobre el gasto, permitiendo a las empresas monitorear y controlar los gastos a medida que ocurren, lo que ayuda con la gestión del flujo de efectivo y la presupuestación.
• Programa de recompensas adaptado para empresas: Brex ofrece un robusto programa de recompensas con puntos que se pueden canjear por viajes, reembolsos en efectivo y otros beneficios. Las recompensas están específicamente adaptadas a los gastos empresariales comunes, como suscripciones de software y publicidad.
• Límites de gasto dinámicos: Brex proporciona límites de gasto dinámicos basados en el saldo de efectivo de la empresa y los patrones de gasto, permitiendo a las empresas escalar su poder de gasto a medida que crecen.

• Limitado a negocios con sede en EE. UU.: Brex está disponible principalmente para negocios con sede en EE. UU., lo que limita su aplicabilidad para empresas internacionales o aquellas con operaciones globales.
• Requisitos de elegibilidad: Brex tiene estrictos requisitos de elegibilidad, a menudo enfocándose en startups con un respaldo significativo de capital de riesgo o flujos de ingresos establecidos, lo que lo hace menos accesible para negocios más pequeños o en etapas tempranas.
• Sin integración de cuentas bancarias tradicionales: Brex opera independientemente de las cuentas bancarias tradicionales, lo que puede ser una desventaja para las empresas que prefieren gestionar todas sus finanzas a través de una única relación bancaria.
• Tarifas más altas para transacciones internacionales: Mientras que Brex ofrece tarifas competitivas para transacciones nacionales, sus tarifas para transacciones internacionales pueden ser más altas en comparación con las tarjetas corporativas tradicionales, lo que podría ser un inconveniente para las empresas con gastos significativos en el extranjero.
• Estructura de recompensas compleja: Aunque el programa de recompensas es beneficioso, la estructura puede ser compleja de navegar, con diferentes tasas de ganancia para diferentes categorías y niveles de gasto, lo que puede requerir un esfuerzo adicional para maximizar los beneficios.

Expensify y Brex se dirigen a diferentes aspectos de la gestión de gastos, lo que las hace adecuadas para distintas necesidades empresariales. Expensify sobresale en reportes de gastos automatizados, ofreciendo características robustas para rastrear, categorizar y aprobar gastos, lo que la convierte en ideal para empresas enfocadas en una gestión detallada de gastos. 

Sin embargo, Brex proporciona una solución más integrada al combinar una tarjeta corporativa con gestión de gastos en tiempo real y control de gastos. Los límites de gasto dinámicos de Brex y su programa de recompensas personalizado la convierten en una opción sólida para empresas que buscan una herramienta financiera todo en uno, particularmente startups y negocios en crecimiento que buscan una gestión de gastos fluida y escalabilidad.

Si Expensify es mejor que Brex depende de las necesidades específicas de tu negocio. Expensify es ideal si tu enfoque está en informes de gastos detallados y automatizados, proporcionando herramientas poderosas para simplificar y optimizar el proceso de gestión de gastos. Es particularmente efectivo para negocios que necesitan seguimiento integral, categorización y flujos de trabajo de reembolso. 

Por otro lado, Brex es más adecuado para empresas que requieren una solución financiera más integrada, combinando servicios de tarjeta corporativa con gestión de gastos avanzada y control financiero en tiempo real. Para startups y negocios en crecimiento que buscan escalabilidad y capacidades de gasto dinámico, Brex puede ofrecer más valor.

Expensify se utiliza mejor para automatizar y simplificar el proceso de gestión de gastos. Destaca en la simplificación de informes de gastos, desde escaneo de recibos y categorización hasta flujos de trabajo de aprobación y reembolso. 

Las empresas que necesitan gestionar los gastos de los empleados de manera eficiente encontrarán Expensify particularmente útil, ya que se integra perfectamente con software de contabilidad, admite múltiples monedas y proporciona herramientas para rastrear el gasto en tiempo real. Su aplicación móvil permite una fácil presentación de gastos sobre la marcha, lo que la hace ideal para empresas con empleados remotos o viajeros frecuentes que necesitan gestionar sus gastos de manera rápida y precisa.

Expensify y Brex sirven a diferentes propósitos, por lo que Expensify no puede reemplazar completamente a Brex. Expensify es una herramienta especializada centrada en la automatización y gestión de informes de gastos, lo que la hace ideal para rastrear y reembolsar los gastos de los empleados. Brex, por otro lado, es una tarjeta corporativa y una plataforma de gestión de gastos que proporciona control de gastos en tiempo real, límites de crédito dinámicos y herramientas financieras personalizadas para empresas. 

Mientras que Expensify sobresale en la gestión de gastos, no ofrece los servicios financieros integrados, como el crédito corporativo y la gestión de efectivo, que Brex proporciona. Por lo tanto, las empresas que buscan una solución financiera integral pueden necesitar ambas herramientas.

Si Expensify es más barato que Brex depende de las necesidades y el uso específicos de tu negocio. El modelo de precios por usuario de Expensify puede ser rentable para equipos más pequeños enfocados en informes de gastos detallados. 

En contraste, Brex ofrece sus servicios principalmente a través del uso de sus tarjetas corporativas, pero los costos pueden acumularse a través de tarifas por uso de tarjetas, particularmente para transacciones internacionales. Para negocios con necesidades mínimas de tarjetas corporativas, Expensify podría ser más asequible. Sin embargo, para aquellos que buscan una solución integrada con tarjetas corporativas y gestión de gastos combinados, Brex podría ofrecer un mejor valor a pesar de los costos generales potencialmente más altos.

Expensify es una herramienta poderosa para la gestión de gastos, pero es importante considerar si podría haber un mejor software para tus necesidades específicas de seguimiento de gastos.

Algunas alternativas a Expensify en el espacio de gestión de gastos incluyen Brex, Concur, Zoho Expense y Every.

La elección del software de gestión de gastos depende de los requisitos únicos de tu organización, la escala de tus operaciones y las preferencias de tu equipo. Mientras que Expensify destaca en la automatización de informes de gastos e integración con software de contabilidad, otras herramientas pueden ofrecer una gestión financiera más completa, características mejoradas de tarjetas corporativas o soluciones más personalizadas para industrias específicas.

Brex y Expensify atienden diferentes necesidades de gestión financiera, lo que las hace adecuadas para diferentes objetivos comerciales. Brex es una plataforma financiera integral que integra tarjetas corporativas, gestión de gastos y gestión de efectivo en un solo sistema, ideal para startups y empresas en crecimiento que buscan una solución simplificada y todo en uno. 

Expensify, sin embargo, se especializa en la elaboración de informes de gastos, ofreciendo herramientas robustas para rastrear, categorizar y reembolsar los gastos de los empleados. Mientras que Brex proporciona servicios financieros más amplios, Expensify se centra en automatizar y simplificar el proceso de gestión de gastos.

Si Brex es mejor que Expensify depende de lo que su negocio requiera. Brex brilla como una plataforma financiera integral, ofreciendo más que solo gestión de gastos al integrar tarjetas corporativas, gestión de efectivo y controles de gasto dinámicos. Esto lo hace particularmente ventajoso para startups y empresas de rápido crecimiento que necesitan una solución escalable y todo en uno para gestionar sus finanzas de manera eficiente. 

Por otro lado, si su negocio necesita principalmente una herramienta centrada en el seguimiento y la elaboración de informes detallados de gastos, Expensify podría ser la mejor opción.

Brex es mejor utilizado para gestionar el gasto corporativo y agilizar las operaciones financieras de las empresas, particularmente startups y empresas en crecimiento. Combina tarjetas corporativas con gestión de gastos, ofreciendo visibilidad y control en tiempo real sobre el gasto de la empresa. Brex es ideal para empresas que necesitan límites de gasto dinámicos, categorización automatizada de gastos y una integración perfecta con software de contabilidad. 

Además, proporciona recompensas adaptadas a los gastos comerciales, como publicidad y suscripciones de software. Brex también ofrece servicios de gestión de efectivo, lo que lo convierte en una herramienta financiera integral para las empresas que buscan gestionar tanto su gasto corporativo como sus operaciones financieras en una plataforma integrada.

Brex y Expensify sirven para propósitos diferentes, por lo que Brex no puede reemplazar completamente a Expensify. Brex es una plataforma financiera integral que combina tarjetas corporativas con gestión de gastos en tiempo real y servicios financieros, lo que la hace ideal para controlar y monitorear el gasto de la empresa. 

Sin embargo, Expensify se especializa en informes de gastos detallados, seguimiento de recibos y flujos de trabajo de reembolso, ofreciendo herramientas robustas para gestionar los gastos de los empleados. Mientras que Brex proporciona gestión de gastos integrada, carece del enfoque profundo en la automatización de informes de gastos que ofrece Expensify. Por lo tanto, las empresas que requieren informes de gastos detallados junto con la gestión de tarjetas corporativas pueden encontrar que usar ambas herramientas juntas es más efectivo.

Si Brex es más barato que Expensify depende de las necesidades específicas y los patrones de uso de su negocio.Estructura de precios de Brex cobra por usuario y también genera ingresos a través del uso de sus tarjetas corporativas, lo que puede ser potencialmente más rentable para las empresas que necesitan herramientas financieras integradas sin tarifas directas por usuario. 

Expensify, por otro lado, cobra por usuario, lo que podría ser más asequible para equipos pequeños enfocados en la presentación de informes de gastos. Sin embargo, si su negocio utiliza frecuentemente tarjetas corporativas y se beneficia de los servicios financieros de Brex, Brex podría ofrecer un mejor valor general a pesar de sus costos potencialmente más altos a través de tarifas de tarjeta.

Brex es una plataforma financiera integral, pero es importante considerar si podría haber una opción más adecuada para las necesidades específicas de su negocio.

Algunas alternativas notables a Brex en la gestión financiera y el espacio de tarjetas corporativas incluyen Ramp, Mercury, Spendesk y QuickBooks.

La elección del software financiero depende de los requisitos únicos de su organización, patrones de gasto y objetivos de gestión financiera. Si bien Brex ofrece una solución robusta e integrada que combina tarjetas corporativas con gestión de gastos y recompensas, otras herramientas pueden ofrecer características más personalizadas, como opciones de crédito más flexibles, tarifas más bajas o controles de gasto especializados.

Mientras que ambas herramientas ofrecen amplias funciones de informes, Brex brilla particularmente con sus informes financieros completos, lo que la convierte en una herramienta poderosa para las empresas que buscan gestionar presupuestos, planes de contratación y modelos financieros de manera efectiva. Brex permite a los usuarios realizar una planificación financiera detallada al proporcionar datos precisos, comparar diferentes escenarios y rastrear indicadores clave de rendimiento financiero a través de paneles interactivos y fáciles de usar. Por ejemplo, una empresa puede utilizar Brex para crear un modelo financiero que se ajuste según diversas estrategias de contratación, proporcionando una visión clara de las implicaciones futuras del flujo de efectivo. 

Por otro lado, Expensify, aunque ofrece capacidades de informes robustas, se centra principalmente en generar y categorizar informes de gastos. Se destaca en el seguimiento detallado de gastos y flujos de trabajo de reembolso, pero carece de las herramientas de planificación financiera más amplias que proporciona Brex. Por lo tanto, para las empresas que necesitan profundos conocimientos financieros y planificación de escenarios, Brex ofrece una solución más integral.

Brex ofrece una seguridad de datos excepcional, respaldada por su certificación SOC 2, cumplimiento de PCI DSS y la implementación de la autenticación multifactor (MFA). Estas medidas garantizan que todos tus datos financieros se manejen con los más altos niveles de confidencialidad y seguridad. Por ejemplo, la certificación SOC 2 confirma que Brex sigue estándares rigurosos para la protección de datos, mientras que el cumplimiento de PCI DSS asegura que tu información de pago se procese y almacene de manera segura. Además, MFA agrega una capa adicional de protección al requerir que los usuarios verifiquen su identidad a través de múltiples pasos. 

Mientras que Expensify también enfatiza el manejo seguro de datos y la encriptación, no destaca explícitamente certificaciones de seguridad similares o el uso de autenticación multifactor, lo que hace que Brex sea una opción más robusta para las empresas con requisitos estrictos de seguridad de datos.

Cuando se trata de usabilidad, tanto Expensify como Brex ofrecen interfaces intuitivas diseñadas para satisfacer las necesidades de sus usuarios. Expensify es particularmente fácil de usar, con características como escaneo automático de recibos, presentación simple de informes de gastos y un panel fácil de navegar que simplifica el proceso tanto para empleados como para administradores. Por ejemplo, los usuarios pueden subir recibos rápidamente a través de la aplicación móvil, y el software categoriza automáticamente los gastos, reduciendo el esfuerzo manual. 

Brex, aunque también es fácil de usar, se centra más en la gestión de tarjetas corporativas y controles financieros, lo que puede ser un poco más complejo para los usuarios que buscan principalmente un seguimiento de gastos sencillo. Por lo tanto, Expensify tiene una ligera ventaja en términos de facilidad de uso, particularmente para las empresas que buscan una experiencia de informe de gastos optimizada.

En la discusión sobre integraciones, tanto Expensify como Brex ofrecen una amplia gama de posibilidades diseñadas para optimizar los procesos financieros y operativos. Expensify se integra sin problemas con software de contabilidad como QuickBooks, Xero y NetSuite, facilitando la sincronización de datos de gastos y la automatización de tareas contables. 

Sin embargo, Brex lidera con su ecosistema más amplio de integraciones. Más allá de solo plataformas de contabilidad, Brex se conecta con una amplia gama de herramientas financieras, incluidos sistemas de nómina, software ERP y plataformas de análisis financiero. Por ejemplo, Brex se integra con Gusto para la gestión de nómina y con Carta para gestionar el capital. Esta extensa red de integraciones permite a Brex ofrecer una solución más integral, convirtiéndolo en la mejor opción para las empresas que buscan una plataforma de gestión financiera todo en uno.

Expensify no solo permite la integración de tarjetas de crédito, sino que también sobresale en el seguimiento de gastos en tiempo real, convirtiéndolo en una herramienta destacada para gestionar los gastos corporativos. Cada transacción realizada en una tarjeta de crédito vinculada es importada automáticamente, categorizada y añadida a un informe de gastos, eliminando la necesidad de entrada de datos manual. Por ejemplo, la compra de un empleado en un almuerzo de negocios puede aparecer instantáneamente en Expensify, completa con detalles categorizados, lista para su aprobación. 

Por otro lado, Brex proporciona opciones robustas de uso de crédito pero se enfoca más en la gestión de suscripciones y la optimización del gasto. Mientras que Brex ofrece valiosos insights sobre las tendencias generales de gasto, carece del seguimiento de gastos en tiempo real que proporciona Expensify, lo que hace de Expensify la opción superior para las empresas que buscan visibilidad inmediata sobre sus gastos.

La función de escaneo de recibos de Expensify se destaca por su avanzada tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), que extrae detalles de las transacciones de los recibos en segundos, agilizando significativamente el proceso de informes de gastos. Por ejemplo, después de un almuerzo de negocios, puedes simplemente tomar una foto del recibo usando la aplicación Expensify, y automáticamente categorizará el gasto, lo añadirá al informe de gastos correcto e incluso lo emparejará con la transacción de tarjeta de crédito correspondiente. Esto elimina la necesidad de una entrada manual que consume tiempo. 

Mientras Brex ofrece una plataforma financiera integral que centraliza varios servicios financieros, no proporciona la misma conveniencia y eficiencia del escaneo de recibos basado en OCR en la que Expensify sobresale, haciendo de Expensify la opción superior para las empresas que manejan informes de gastos frecuentes y necesitan un procesamiento rápido y preciso de recibos.

Tanto Expensify como Brex satisfacen eficazmente las necesidades de los viajeros de negocios internacionales, lo que las convierte en herramientas valiosas para empresas con operaciones globales. Expensify proporciona una experiencia fluida al convertir automáticamente las transacciones extranjeras a tu moneda local, asegurando que los informes de gastos sean precisos y fáciles de gestionar en diferentes regiones. Por ejemplo, si realizas una compra en euros mientras viajas por Europa, Expensify la convertirá automáticamente a dólares o a tu moneda preferida, reflejando el monto correcto en tus informes. 

Brex, aunque no destaca explícitamente la conversión de divisas, apoya las necesidades comerciales globales a través de sus opciones de financiamiento flexibles y su programa de recompensas, que beneficia a diversas categorías como software, viajes y publicidad. Esta flexibilidad permite a las empresas aprovechar los servicios financieros de Brex en diferentes mercados. Por lo tanto, cuando se trata de manejar transacciones internacionales, ambas herramientas ofrecen un sólido apoyo, colocándolas en igualdad de condiciones en términos de manejo de divisas y usabilidad global.